Die Ehrenamtspauschale

Im vergangenen Jahr diskutierten  Politik und Teile der Gesellschaft über ein Gesetz zur Vereinfachung des Spendenrechtes und zur Verbesserung der steuerlichen Rahmenbedingungen für ehrenamtliches Engagement.

Es verwundert nicht, dass es als Gesetz zur weiteren Stärkung des bürgerschaftlichen Engagements bezeichnet wurde. Mit Zustimmung des Bundesrates am 21.09.2007 kam es schließlich zustande, wurde am 10.10.07 im Bundesgesetzblatt ausgefertigt und ist im Wesentlichen  rückwirkend zum 01.01.07 wirksam geworden.

Der Gesetzgeber weiß um die Bedeutung des Ehrenamtes für unsere Gesellschaft. Er weiß aber auch, dass dieses sich verändert hat und noch weiter verändert - man spricht vom “Neuen Ehrenamt“. Ziel des Gesetzes ist die Stärkung des  “bürgerschaftlichen Engagements“.

Inhaltlich wurde das Spenden- und Gemeinnützigkeitsrecht verändert. Zudem wurde die Übungsleiterpauschale angehoben. Der Freibetrag, bis zu dem Aufwandsentschädigungen für nebenberufliche Tätigkeiten als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher steuerfrei sind, wurde von bislang 1.848 € auf nunmehr 2.100 € im Kalenderjahr erhöht. Schließlich wurde auch eine Ehrenamtspauschale eingeführt. Um diese soll es im Folgenden gehen.

1. Definition 

Die Ehrenamtspauschale bietet Vereinen und Verbänden die Möglichkeit,  500 € pro Kalenderjahr steuer- und sozialversicherungsfrei an nebenberufliche Mitarbeiter, Vorstände, sonstige Satzungsorgane und schlichte Mitglieder (z.B. Sportler, Platz-, Hallenwart, Bürokraft, Reinigungskraft)  auszuzahlen. Dies gilt nicht für eine Tätigkeit im Rahmen eines wirtschaftlichen Geschäfts-betriebs (Würstchen-, Kuchen und Getränkeverkäufer).  Es muss sich also um eine Tätigkeit für die gemeinnützige Einrichtung, also für den eigentlichen ideellen Bereich - sprich Zweckbetrieb - des Vereins   handeln. Ob die Tätigkeit selbständig, nichtselbständig oder als sonstige Tätigkeit erbracht wird, spielt zunächst keine Rolle. Verwaltungsaufwand entfällt schon deshalb, weil Aufwendungen nicht belegt werden müssen.

2. Vergütung contra Aufwandsentschädigung

Bei Zahlungen des Vereins/Verbandes ist stets zwischen Vergütungszahlung einerseits und Aufwendungsersatz andererseits zu unterscheiden.

Das Vereinsrecht geht von dem Grundsatz aus, dass für Vorstandstätigkeit (im BTV = Präsident und  fünf Vizepräsidenten, § 10 Ziffer 1 u. 3 S. 1 der Satzung) keine Vergütung geschuldet ist, solange eine entsprechende Satzungsregelung nicht besteht.

Gleiches gilt für Mitglieder anderer Vereinsorgane, auch wenn diese nicht Vorstand im Sinne des Vereinsrechts sind (z.B. Gau- und Bezirksvorsitzende im BTV, Abteilungsleiter im Verein). Wir haben es mit dem klassischen Ehrenamt zu tun. Die Tätigkeit wird unentgeltlich erbracht. Dies sieht das Gemeinnützigkeits-recht, d.h.  Steuerrecht, genauso. Demnach werden Vereinsämter selbstlos ehrenamtlich - also unentgeltlich -  ausgeübt.

Vergütungen können im Übrigen auch an schlichte Vereinsmitglieder (also an solche, die kein bestimmtes Satzungsamt inne haben) nicht geleistet werden, weil es meist eine Satzungsbestimmung gibt, die be-sagt, dass Vergütungszahlungen an Mitglieder ausgeschlossen sind (vgl. § 2 Ziffer 4 S. 2 BTV-Satzung). Es sei angemerkt, dass die Frage der Mitgliedschaft in einem Landesfachverband, wie etwa dem BTV, eine schwierige ist.

Dies bedeutet aber nicht, dass z.B. der Vorstand vollständig leer ausgeht - ihm steht zumindest   ein  Aufwendungsersatzanspruch zu. Soweit der Vorstand eigene Mittel für seine Amtsführung aufwendet, hat er für die Aufwendungen, die er für erforderlich halten durfte, gegen den Verein einen Ersatzanspruch. Allerdings muss der Vorstand die Aufwendungen belegen und ggf. beweisen. Der Vorstand muss auch nicht in Vorleistung gehen, er kann einen Vorschuss verlangen. Diese Grundsätze gelten entsprechend für Mitglieder anderer Vereinsorgane, z.B. Abteilungsleiter.

3.Satzungsgestaltung

Durch die Satzung kann eine Berechtigung zur Vergütungszahlung geschaffen werden. Dies ist Voraussetzung für die problemlose Entrichtung der Ehrenamtspauschale an irgendwelche Satzungsämter bzw. Mitglieder. Es ist zu beachten, dass eine Satzungsänderung erst mit Eintragung ins Vereinsregister wirksam wird.

4. Was hat der Empfänger der Ehrenamtspauschale zu beachten?

Der Freibetrag kann von einer natürlichen Person pro Kalenderjahr nur einmal in Anspruch genommen werden. Auch wenn sie z.B. beim Turngau 200 € und beim Verein 400 € für eine begünstigte Tätigkeit erhält, kann der Freibetrag nur einmal genutzt werden. 100 € sind in unserem Beispiel zu versteuern. Nur soweit damit im Zusammenhang stehende Ausgaben (Betriebsausgaben, Werbungskosten) in Höhe von insgesamt 600 € belegt werden, entfällt eine Steuerlast insgesamt.

Ein Übungsleiter erhält vom Verein ein Entgelt in Höhe von 2.500 €. Nach Abzug des neuen Übungsleiterfreibetrages in Höhe von 2.100€ verbleiben 400 €. Die Steuerlast würde hierauf nur insoweit entfallen, wie Aufwendungen über 2.100 € hinaus belegt werden. Die Ehrenamtspauschale kann nicht zusätzlich in Anspruch genommen werden.

Hat der Übungsleiter an einer Fortbildungsveranstaltung des BTV teilgenommen und für die belegten Reisekosten zusätzlich 280 € als Aufwendungsersatz erhalten, so bleiben diese  steuerfrei. Der Übungsleiterfreibetrag bleibt erhalten.Gleiches würde gelten, wenn anstatt des Übungsleiterfreibetrages die Ehrenamtspauschale zur Anwendung käme. Steuerbefreiungen und Freibeträge sind so anzuwenden, wie sie für den Verpflichteten am günstigsten sind.

Soweit es sich nicht um Einkünfte aus nichtselbständiger Tätigkeit (Arbeitsverhältnis), sondern vielmehr um solche aus selbständiger Tätigkeit, Gewerbebetrieb bzw. um sonstige Einkünfte nach § 22 Nr. 3 EStG handelt, müssen diese vom Empfänger im Rahmen seiner Steuererklärung selbst angegeben und soweit der Freibetrag (500 €, 2.100 € beim ÜL-Freibetrag) überschritten wird und keine Ausgaben über den Freibetrag hinaus belegt werden, als Überschuss bzw. Gewinn versteuert werden. Handelt es sich aber um Einkünfte aus nichtselbständiger Tätigkeit, so liegt der Ball im Feld des Vereins/Verbandes. Dieser hat den Freibetrag im Rahmen des Lohnsteuerabzuges zu berücksichtigen.

Praxistipp: Man wird beim Zahlen eines Betrages jenseits des Freibetrages nicht umhinkommen, sich über die rechtliche Einordnung des Vertragsverhältnisses – Arbeitsver-hältnis oder selbständige Tätigkeit – Gedanken zu machen.

Auf der Grundlage einer Satzungsbestimmung, die zur Vergütungszahlung berechtigt, können 500,00 € pro Kalenderjahr als Aufwandsentschädigung steuerfrei (Freibetrag) an Personen, die sich in einem gemeinnützigen Verein oder Verband engagieren, ausbezahlt werden, ohne dass entsprechend hohe Aufwendungen tatsächlich entstanden sind oder belegt werden müssen (Ehrenamtsfreibetrag).

Wie oft kann der Freibetrag in Anspruch genommen werden?

Der Freibetrag kann von der ehrenamtlich tätigen Person nur einmal pro Kalenderjahr in Anspruch genommen werden.

Beispiel: Ein ehrenamtlicher Funktionär erhält für seine Verbandstätigkeit als Gauvorsitzender eine Aufwendungszahlung in Höhe von 600,00 €/Jahr und einen weiteren Aufwendungsersatz für Schriftführertätigkeit in seinem Verein in Höhe 300,00 €/Jahr, also 900,00 € insgesamt. Es kann nur ein Freibetrag in Höhe von 500,00 € in Anspruch genommen werden.

Um auch die überschüssigen 400 Euro als Betriebsausgaben bzw. Werbungskosten geltend machen zu können, müssen in unserem Beispiel die gesamten  900,00 € belegt werden, damit sie steuerfrei sind.

Die Bürokraft eines Vereins arbeitet 20 Stunden pro Woche in der Vereins-Geschäftsstelle. Kann sie die Ehrenamtspauschale in Anspruch nehmen?

Voraussetzung ist das Vorliegen einer nebenberuflichen Tätigkeit. Ob sie selbstständig, nicht selbstständig (Arbeitnehmereigenschaft) oder als sonstige Tätigkeit erbracht wird, ist zunächst unerheblich. Eine nebenberufliche Tätigkeit liegt allerdings nur dann vor, wenn sie im Kalenderjahr nicht mehr als 1/3 der Arbeitszeit eines vergleichbaren Vollzeiterwerbs in Anspruch nimmt. Geht man in unserem Beispiel davon aus, dass die vergleichbare reguläre Arbeitszeit in einer Geschäftsstelle 39 Stunden beträgt, dann dürfte die Arbeitszeit der Bürokraft nicht mehr als 13 Stunden betragen, um in den Genuss der Ehrenamtspauschale kommen zu können.

Für welche Tätigkeitsbereiche kann die Ehrenamtspauschale in Anspruch genommen werden?

Die Tätigkeit muss für einen gemeinnützigen Verein, und zwar für dessen ideellen Bereich bzw. Zweckbetrieb, erbracht werden.

Beispiel: Amateursportler, Musiker, Hallenwart, Reinigungskraft, Bürokraft, Vorstand, Abteilungsleiter, Ausschussmitglied, Kampfrichter, Rechtsberater.

Nicht begünstigt ist der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb, z.B. Trainer einer Profimannschaft, Getränke- und Speisenverkauf.

Nein! Die Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26 a EStG kann nicht in Anspruch genommen werden, soweit der Übungsleiterfreibetrag nach § 3 Nr. 26 EStG (2.100,00€ /Kalenderjahr) zur Anwendung kommt. Sie kann also nur bei Tätigkeiten beansprucht werden, die ihrer Art nach keine übungsleitende, ausbildende, erzieherische, betreuende oder künstlerische Tätigkeit und keine Pflege alter, kranker oder behinderter Menschen beinhaltet.

Soweit Reisekosten, etwa für Übernachtung, Bahn, Taxi, eigener Pkw, Verpflegung etc. steuerfrei erstattet werden können (z.B. für eine Teilnahme des Abteilungsleiters  an einer Fortbildungsveranstaltung des BTV), kommt der Ehrenamtsfreibetrag nicht zur Anwendung, da die Befreiungsvorschriften in der für den Steuerpflichtigen günstigsten Reihenfolge anzuwenden sind.

Reisekostenaufwendungen und Ehrenamtspauschale sind nebeneinander möglich.

Ist der Zahlungsempfänger beim Verein im Rahmen eines  geringfügigen Beschäftigungsverhältnisses angestellt, verdient also im Monat maximal bis zu 400,00 €, so hat der Verein hierauf zusätzlich pauschal 30% an die  Knappschaft abzuführen (15 % pauschale Rentenversicherung, 13 % pauschale Krankenversicherung, 2 % pauschale Lohnsteuer). Ohne den Ehrenamtsfreibetrag würden die Kosten also 520,00 € im Monat  betragen. Von einem 400,00 €-Lohn kann jedoch bei der Abführung der Pauschalabgaben der Ehrenamtsfreibetrag in Abzug gebracht werden. 

Berechnung: 400,00 € x 12 Monate = 4800,00 €/Jahr – 500,00 € (Ehrenamts-pauschale) = 4.300,00 €. Hierauf erstreckt sich die Abgabenlast, so dass für den Verein Aufwendungen in Höhe von (4.300,00 € x 1,3) 5.590,00 € entstehen. Dabei kann der als Jahresfreibetrag ausgestaltete Ehrenamtsfreibetrag auch monatlich in Abzug gebracht werden (500,00 € / 12 = 41,66 €/Monat).

Weitere wertvolle Tipps:

• Generell hat der Verein die Besonderheiten des Lohnsteuerabzuges zu beachten. Das bedeutet, dass der Verein beim Lohnsteuerabzug den Freibetrag von der sich ergebenden Zahllast abzieht. Hierbei ist dringend zu empfehlen, dass sich der Verein vom Zahlungsempfänger schriftlich bestätigen lässt, dass der Ehrenamtsfreibetrag nicht schon anderweitig in Anspruch genommen wurde!
• Soweit lediglich Selbstkosten erstattet werden, liegt keine zu einer Steuerpflicht führende Überschusserzielungsabsicht vor. In diesen Fällen kommt der Ehrenamtsfreibetrag überhaupt nicht zur Anwendung. Die Zahlung kann sogar um 255,00 € über den tatsächlichen Aufwendungen liegen, ohne dass eine Steuerpflicht eintritt. Erst ab 256,00 € im Jahr ist der Überschuss zu versteuern , dann allerdings insgesamt (Freigrenze!).

Beispiel 1: Zahlt ein Verein seinem ersten Vorstand für Versammlungen/Tagungen Sitzungsgelder und pauschale Reisekosten in Höhe von insgesamt 1.100,00 € im Jahr und  die tatsächlichen Aufwendungen belaufen sich lediglich auf 900,00 €, liegt der Überschuss von 200,00 € unterhalb der Freigrenze (255,00 €), so dass wegen fehlender Überschusserzielungsabsicht keine Steuerpflicht eintritt. Der Ehrenamtsfreibetrag wird hier nicht benötigt.

Beispiel 2: Ein  Kampfrichter hat regelmäßig zahlreiche Auftraggeber, so dass ein Beschäftigungsverhältnis /Arbeitsverhältnis schon deshalb ausscheidet. (Er bezieht sonstige Einkünfte nach § 22 Nr. 3 EStG). Für seine zahlreichen Einsätze erhält er im Kalenderjahr angenommene 1.000 €.  Nach Abzug der steuerlich zulässigen Aufwendungen in Höhe von hier angenommenen 700 € verbleibt ein Überschuss von 300 €. Da dieser Betrag über der Freigrenze (255,00 €) liegt, wird Überschusserzielungsabsicht unterstellt, es besteht eine Steuerpflicht. Hier kommt nun der Ehrenamtsfreibetrag (500 €) zur Anwendung. Von diesem werden 300 € aufgebraucht.

Eine Steuerlast auf Seiten des Kampfrichters tritt hier nicht ein.